Những yếu tố cần kiểm tra khi ký hợp đồng thuê văn phòng

Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản pháp lý quan trọng, xác lập quyền và nghĩa vụ giữa doanh nghiệp thuê và bên cho thuê (chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý tòa nhà). Nếu không rà soát kỹ các điều khoản, doanh nghiệp có thể gặp phải rủi ro phát sinh chi phí, mất quyền lợi hoặc bị ràng buộc bất lợi trong quá trình sử dụng mặt bằng.

Trước khi ký kết, hãy tham khảo các lựa chọn cho thuê văn phòng được Maison Office rà soát kỹ pháp lý, hỗ trợ thương lượng và đàm phán hợp đồng minh bạch.

1. Kiểm tra tư cách pháp lý của bên cho thuê
Doanh nghiệp cần yêu cầu cung cấp các giấy tờ sau:

• Giấy chứng nhận quyền sở hữu tòa nhà hoặc giấy phép khai thác hợp pháp (trường hợp là đơn vị quản lý)
  
  
• Đăng ký kinh doanh của bên cho thuê
  
  
• Giấy ủy quyền (nếu người ký hợp đồng không phải là đại diện pháp luật)
  

Việc xác minh giúp đảm bảo rằng hợp đồng được ký với đúng chủ thể hợp pháp, tránh tranh chấp sau này khi đăng ký địa chỉ kinh doanh hoặc xảy ra tranh chấp quyền sử dụng.

2. Đảm bảo tòa nhà đủ điều kiện đăng ký trụ sở công ty
Không phải tòa nhà văn phòng nào cũng cho phép đăng ký pháp nhân. Doanh nghiệp cần yêu cầu điều khoản rõ ràng:

• Cho phép đăng ký địa chỉ trụ sở chính/văn phòng đại diện
  
  
• Hỗ trợ cung cấp hồ sơ pháp lý nếu Sở KH&ĐT yêu cầu
  
  
• Đồng ý gắn bảng tên công ty tại khu vực lễ tân hoặc mặt tiền
  

Maison Office hiện có danh sách hơn 80 tòa nhà văn phòng trọn gói và truyền thống được cấp phép đăng ký pháp lý tại TP.HCM và Hà Nội.

3. Kiểm tra điều kiện bàn giao mặt bằng
Doanh nghiệp cần làm rõ các yếu tố sau trong hợp đồng:

• Trần, sàn, tường, hệ thống đèn chiếu sáng, điều hòa, điện âm tường có được bàn giao không?
  
  
• Hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) đã được nghiệm thu chưa?
  
  
• Có được thi công nội thất theo thiết kế riêng không? Nếu có, bên nào chịu trách nhiệm xin phép?
  

Tránh trường hợp sau khi ký hợp đồng mới phát sinh các chi phí thi công hạng mục cơ bản mà lẽ ra bên cho thuê phải chịu.

4. Rà soát chính sách miễn phí thi công
Thông thường, tòa nhà cho phép miễn phí 15–30 ngày tiền thuê để doanh nghiệp thi công nội thất. Tuy nhiên, phải ghi rõ:

• Thời gian miễn phí bắt đầu từ ngày nào (ngày ký hợp đồng hay ngày bàn giao mặt bằng)?
  
  
• Có tính phí quản lý trong thời gian miễn phí không?
  
  
• Nếu thi công vượt thời gian, phí phát sinh tính như thế nào?
  

Nhiều doanh nghiệp bỏ sót điểm này và bị tính tiền thuê từ ngày đầu tiên, dù chưa sử dụng mặt bằng.

5. Làm rõ các loại chi phí phải thanh toán
Ngoài tiền thuê cơ bản, cần kiểm tra:

• Phí quản lý (có bao gồm VAT không?)
  
  
• Phí gửi xe máy/ô tô
  
  
• Phí làm việc ngoài giờ (OT fee)
  
  
• Phí điện – nước – Internet (do ai cung cấp? Đơn giá thế nào?)
  
  
• Các chi phí bảo trì, vệ sinh, in ấn dùng chung
  

Yêu cầu chủ đầu tư đính kèm phụ lục chi phí cụ thể, minh bạch từ đầu để lập kế hoạch tài chính.

6. Thời hạn thuê – Điều khoản gia hạn – Chấm dứt sớm
Đảm bảo hợp đồng thể hiện rõ:

• Thời hạn thuê tối thiểu, thời gian gia hạn, điều kiện gia hạn
  
  
• Điều kiện chấm dứt hợp đồng sớm, phí phạt (nếu có)
  
  
• Thời gian thông báo khi gia hạn hoặc chấm dứt: thông thường là 30–60 ngày
  
  
• Cam kết hoàn trả tiền cọc (thời gian – phương thức – điều kiện)
  

Hãy đề xuất bổ sung điều khoản linh hoạt nếu doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng hoặc rút gọn quy mô trong thời gian tới.

7. Kiểm tra quyền lắp đặt thương hiệu và trang trí
Đây là yếu tố quan trọng với các doanh nghiệp chú trọng hình ảnh thương hiệu.

• Có được gắn logo công ty tại sảnh lễ tân không?
  
  
• Có được dán decal trên kính/mặt tường khu vực thuê?
  
  
• Nếu là văn phòng trọn gói, có hỗ trợ đặt bảng tên riêng không?
  

Maison Office luôn hỗ trợ điều chỉnh layout và thiết kế nội thất phù hợp nhận diện thương hiệu, trong phạm vi được tòa nhà cho phép.

8. Xác nhận điều kiện hoàn trả mặt bằng khi kết thúc thuê
Tránh mất tiền cọc hoặc bị phạt do không hoàn trả đúng điều kiện.

• Ghi rõ tình trạng bàn giao ban đầu
  
  
• Điều kiện “nguyên trạng” gồm những gì?
  
  
• Thời gian hoàn trả bao nhiêu ngày trước khi kết thúc hợp đồng?
  

Đề xuất lập biên bản nghiệm thu bàn giao ngay từ đầu để làm căn cứ đối chiếu sau này.

Maison Office - Công ty tư vấn cho thuê văn phòng
Website:https://maisonoffice.vn
Văn phòng TP.HCM: Tầng 3, ACM Building, 96 Cao Thắng, Phường Bàn Cờ, (Quận 3) TP.HCM
Văn phòng Hà Nội: Tầng 1, Tòa nhà AC, 3/78 Duy Tân, Phường Cầu Giấy, (Quận Cầu Giấy) Hà Nội
Email: [email protected]