Hệ thống quản lý khách sạn chuyên nghiệp cần nhiều tính năng gì?

Một ứng dụng quản lý khách sạn, hay có tên khác là PMS (Property Management System), là một ứng dụng ngày càng hữu ích trong một số khách sạn hiện đại, giúp đỡ người quản lý và nhân viên thực hiện những công việc khác nhau. Dù vậy, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một hệ thống PMS khả quan, các bạn nên hiểu rõ phần mềm quản lý khách sạn này có khả năng thực hiện được việc gì.
1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì?

PMS một phương pháp cho phần mềm khách sạn, trợ giúp tất cả khách sạn, khu nghỉ dưỡng và những tài sản tương tự để làm các công việc và hoạt động trong ngày. Hệ thống thường bao gồm những nhiệm vụ quản lý và quản trị, với một số ví dụ như là đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho.
2. Tại sao mỗi khách sạn phải một hệ thống PMS?

Một giải pháp ứng dụng quản lý khách sạn đã trở nên quan trọng vì lĩnh vực khách sạn hiện đại được thúc đẩy qua công nghệ. Với các nguồn đặt phòng có khả năng tới từ các kênh, giá phải được chỉnh sửa thông minh cho mục tiêu kiểm soát thu nhập. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho tới quá trình thanh toán, trả phòng nên được diễn ra đồng bộ, linh động và chuyên nghiệp. Việc này vừa giúp khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp ứng phó với các thách thức đó.
Một phần mềm quản lý khác sạn chính xác sẽ cho phép nhân viên loại bỏ một số thủ tục giấy tờ không phải thiết và thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Ngoài ra, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo.

​

3. Một số tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì?

Mặc dù có rất những đơn vị cung cấp ứng dụng PMS trên lĩnh vực, điều đáng nói nhất là nên xác định một hệ thống có một số tính năng thích hợp cho khách sạn của bạn. Dưới đây là một số tính năng quan trọng nhất của một hệ thống quản lý khách sạn.
a. Đặt phòng

Tính năng trước tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn nên có là khả năng xử lý những yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống đúng đắn sẽ cho phép nhân viên không quá phức tạp thực hiện các nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,…
b. Dữ liệu khách hàng

lĩnh vực công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều phải thiết là hệ thống quản lý khách cần bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như những thói quen của họ như: khác hàng đã đến khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng các dịch vụ nào,…
Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu những khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho một số chiến dịch quảng bá dịch vụ, các chương trình khuyến mãi đến một số khách hàng của mình.
c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn

Kế tiếp, điều đáng nói nhất là một hệ thống quản lý tài sản nên cung cấp một loạt một số tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này nên bao gồm nhiều tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho nhiều đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng nên cho phép những email xác nhận được gửi nhanh chóng.
Hơn nữa, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất nên có khả năng làm hóa đơn cũng như biên lai cho khách hàng, để có thể không quá khó phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi sử dụng bất kể dịch vụ khách sạn trả phí nào.
d. Báo cáo

Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn cần bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh những báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và một số báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc nhiều quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn.
Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất cần thiết trong thị trường khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm đúng đắn với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết phải triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là hình thức mà những bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay.
4. Các tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee

một số tính năng chính của Ezibee:

• Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn,

• Quản lý nhiều bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng,

• Quản lý khách hàng và những công nợ,

• Quản lý kho hàng,

• Thống kê, báo cáo phù hợp.

Hệ thống quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách nhiều phòng trống, vị trí và giá nhiều phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý nhiều giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách.
Ezibee trợ giúp nhân viên lễ tân có khả năng thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý những khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể khắc phục nhiều vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng.
Phần mềm quản lý tình trạng một số buồng, phòng để cập nhật trạng thái lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách đến và đi, quản lý các tài sản cố định trong phòng chi tiết.
Chức năng quản lý kho chuyên nghiệp trợ giúp xử lý kiểm toán hàng hóa trong kho bằng các thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có tính năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và cảnh báo cho nhà quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được sử dụng những để có phương hướng kinh doanh hoàn hảo hơn.
Ứng Dụng quản lý khách sạn Ezibee quản lý dữ liệu của khách hàng tỉ mỹ như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý những công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời điểm cần thu một số công nợ.
Phần mềm bạn cần: phần mềm quản lý bida
Chức năng xuất báo cáo chi tiết của Ezibee trợ giúp khách sạn thống kê tình hình kinh doanh chi tiết cho chủ khách sạn. Báo cáo có thể tùy chỉnh các số như ca làm việc, một số dịch vụ đi kèm, báo cáo về lượng khách nghỉ trong ngày, tình hình nhiều phòng và còn những vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.