Các bước đăng ký gian hàng Canton Fair 138

Theo thông tin từ các thông báo chính thức và các nguồn uy tín, quy trình đăng ký gian hàng (cho doanh nghiệp triển lãm) gồm các bước sau:

Bước Nội dung & hướng dẫn
1. Chuẩn bị điều kiện & giấy tờ cần thiết - Doanh nghiệp của bạn phải là công ty hợp pháp, có giấy phép kinh doanh, khả năng xuất khẩu hoặc ngành hàng phù hợp.
- Chuẩn bị hồ sơ như: giấy đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ sản phẩm / catalogue, chứng nhận xuất xứ, hồ sơ năng lực, thậm chí các giấy tờ hỗ trợ nếu cần.
- Nếu bạn là công ty nước ngoài, liên hệ đại diện / đơn vị địa phương hoặc đại lý triển lãm quốc tế được ủy quyền để hỗ trợ.
2. Lựa chọn loại gian hàng - Brand Booth (gian thương hiệu / chuẩn cao cấp): thường được ưu đãi vị trí đẹp hơn, điều kiện đặt trước (brand booth confirmation).
- General Booth (gian tiêu chuẩn): phổ biến, thường 9 m² (3m × 3m) với vách ngăn, trần, điện cơ bản.
- Raw Space / bare space (gian đất trống): bạn thuê đất trống và tự thi công thiết kế gian hàng – cần tuân thủ quy định thiết kế, độ cao, an toàn, PCCC…
- Yêu cầu chọn Phase (giai đoạn) bạn muốn tham gia (Phase 1, 2 hoặc 3) vì các ngành hàng được phân theo từng phase.
- Theo thông báo, “Brand Booth Confirmation” phải làm trước (trước 20/5) và “General Booth Applications” mở đến 30/5.
3. Đăng ký qua hệ thống - Truy cập hệ thống “Exhibitor Easy Pass” của Canton Fair: exhibitor.cantonfair.org.cn để đăng ký, xác nhận thông tin công ty & sản phẩm, chọn loại gian hàng & vị trí mong muốn.
- Trong hệ thống, bạn thực hiện “Brand Booth Confirmation” nếu bạn đã từng có brand booth từ kỳ trước và muốn giữ lại, hoặc đăng ký brand mới nếu có nhu cầu.
- Sau khi đăng ký trong hệ thống, bạn sẽ được hướng dẫn nộp hồ sơ giấy tờ, các chứng từ cần thiết, ký hợp đồng với ban tổ chức hoặc với đơn vị ủy quyền (trade delegation).
4. Phê duyệt & xác nhận vị trí gian hàng - Ban tổ chức sẽ xem xét hồ sơ & xác định vị trí gian hàng dựa vào thứ tự nộp, uy tín doanh nghiệp, lịch sử tham gia, ngành hàng, thương hiệu…
- Nếu bạn là đơn vị có brand booth từ kỳ trước, bạn có thể được ưu tiên giữ vị trí hoặc xác nhận lại gian trước đó.
- Khi được xác nhận, bạn sẽ nhận “Notice of Payment” (thông báo thanh toán) — bạn cần thanh toán phí gian hàng để giữ vị trí.
5. Thanh toán phí gian hàng & ký hợp đồng - Sau khi nhận thông báo thanh toán, bạn tiến hành thanh toán theo hướng dẫn (có thể chuyển qua ngân hàng quốc tế).
- Sau khi thanh toán đầy đủ (100 %), hợp lệ, vị trí gian hàng sẽ được giữ và không hoàn lại nếu rút lui sau đó.
- Ký hợp đồng hoặc cam kết với ban tổ chức / đại diện phụ trách.
6. Chuẩn bị trước gian hàng & đăng ký dịch vụ bổ sung - Đối với các gian raw space, bạn cần thiết kế bản vẽ gian hàng, gửi bản vẽ cho ban tổ chức phê duyệt theo quy định (chiều cao, vật liệu, an toàn).
- Đăng ký các dịch vụ bổ sung: điện, Internet, chiếu sáng, bàn ghế, thiết bị hiển thị, vệ sinh, vận chuyển nội bộ, bảo vệ.
- Đăng ký Exhibitor Badge / thẻ nhân sự gian hàng cho đội ngũ tham gia gian hàng bằng cách upload ảnh, hộ chiếu, tên và chức danh.
- Theo “Exhibitor Manual” mà ban tổ chức sẽ phát hành, bạn làm theo các hướng dẫn chi tiết về lắp đặt, thời gian setup, tháo dỡ gian hàng, quy định an toàn, giờ mở cửa…
7. Setup gian hàng & triển lãm - Tới Quảng Châu trong thời gian cho phép lắp đặt (các ngày trước khi hội chợ bắt đầu) → đưa nhân viên, thiết bị, sản phẩm tới gian hàng
- Kiểm tra điện, ánh sáng, bảng hiệu, trang trí gian hàng
- Trong ngày triển lãm, gian hàng của bạn sẽ mở cửa đón khách tham quan, trao đổi, giới thiệu, ký kết hợp đồng...
- Sau khi kết thúc hội chợ Canton Fair 138, bạn tháo dỡ gian hàng trong ngày quy định để không bị phạt.
- Gửi lại báo cáo sau hội chợ nếu ban tổ chức yêu cầu.
Các lưu ý quan trọng & mẹo khi đăng ký gian hàng

• Thời hạn đăng ký rất quan trọng — brand booth cần được xác nhận trước (ví dụ trước ngày 20/5) và general booth trước 30/5.
  
  
• Đăng ký sớm giúp bạn chọn được vị trí tốt và tránh việc hết gian đẹp hoặc bị xếp vị trí xa lối đi chính.
  
  
• Nếu bạn là đơn vị đã từng triển lãm trước đó, bạn có thể được ưu tiên giữ lại gian hàng thương hiệu (brand booth) nếu xác nhận đúng hạn.
  
  
• Chọn loại gian hàng phù hợp năng lực — nếu lần đầu, chọn gian tiêu chuẩn (đã hoàn thiện) sẽ đơn giản hơn, ít rủi ro so với việc tự thi công gian raw space.
  
  
• Tuân thủ quy định thiết kế & an toàn — đặc biệt với gian raw space: chiều cao, vật liệu trang trí, PCCC, lối thoát hiểm, kết cấu vững chắc. Ban tổ chức có thể từ chối hoặc yêu cầu chỉnh sửa bản vẽ nếu không đạt chuẩn.
  
  
• Thẻ nhân sự gian hàng (Exhibitor Badge): chuẩn bị ảnh, giấy tờ nhân viên để đăng ký. Nếu nhân viên thay đổi, bạn cần cập nhật trước.
  
  
• Thanh toán phí đúng hạn — nếu chậm thanh toán, bạn có thể mất vị trí gian hàng.
  
  
• Luôn liên hệ với ban tổ chức / đại diện địa phương hoặc delegation (tiểu ban thương vụ/quản lý triển lãm tại quốc gia bạn) — họ sẽ hỗ trợ hồ sơ, hướng dẫn, và giúp bạn tránh các rủi ro về gian hàng giả, trung gian không hợp pháp.
  
  
• Bản quyền & sở hữu trí tuệ: nếu sản phẩm của bạn có bản quyền/trademark, nên đăng ký hoặc thể hiện rõ tại gian hàng để tránh tranh chấp.
  
  
• Cẩn trọng với đơn vị môi giới — chỉ đăng ký gian hàng qua các kênh chính thức hoặc đại lý được ủy quyền để tránh bị lừa hoặc gian hàng “lậu”. Ban tổ chức khuyến cáo các doanh nghiệp “nên xác minh tính hợp pháp của các tổ chức môi giới”.