5 Lý do cho thấy nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn thay vì excel

Lúc này đây thị trường khách sạn du lịch ở Việt Nam khá phát triển và mở ra một số cơ hội tiềm năng cho khách sạn, Dù vậy trong đó cũng đặt ra không ít thử thách cho người người quản lý khách sạn về phương diện quản lý và nhiều hình thức truyền thông để thích hợp với xu thế chung của thị trường. Dựa vào số liệu cho thấy thì Việt Nam có trên 18.800 khách sạn và mức độ tăng trưởng ngày càng nhanh và mạnh mẽ hơn thì ngành kinh doanh khách sạn có nhiều yêu cầu cao đặt ra cho một số nhà quản lý nên sử dụng các phương án quản lý khách sạn như thế nào để đạt hiệu quả cao. Một trong những hình thức đó chính là sử dụng phần mềm quản lý khách sạn do đó mình xin chia sẻ cho những bạn biết 5 lý do cho thấy việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp hợp lý hơn thay vì sử dụng excel truyền thống.
1. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?

Hầu hết những khách sạn Hiện nay đều đang sử dụng phương án quản lý truyền thống và cũ kỹ đó chính là sử dụng sổ sách, giấy tờ kết hợp với việc nhập liệu vào Microsoft Excel để tính toán hoặc nhiều khách sạn tân tiến hơn chút là dùng phần mềm miễn phí không đem đến hiệu quả cao trong hệ thống quản lý công việc. Đa phần họ đều không biết phương pháp quản lý truyền thông này lại có các hạn chế như mất nhiều thời gian để quản, thất thoát doanh thu, chi phí tốn kém, không thể nắm bắt được thích hợp lượt khách nghỉ, thời lượng nghỉ, gặp vấn đề trong việc quản lý nhân viên….Vì thế một số khách sạn phải cần sử dụng nhiều phần mềm quản lý khách sạn có đầy đủ tính năng và chức năng trợ giúp cho việc quản lý để dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh cũng như thông tin khách hàng đang sử dụng dịch vụ của khác sạn mình hơn.
Hiện tại phần mềm khách sạn chủ yếu tích hợp thẳng vào website tạo thành web app để thuận tiện xử lý thông tin khách hàng và lưu trữ, chính vì vậy khi thiết kế web khách sạn thì bạn hoàn toàn có thể tích hợp hoặc yêu cầu tích hợp vào để đạt hiệu quả cao nhất khi làm website, web app quản lý mà lại tiết kiệm chi phí.
2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn:

Quản trị khách sạn mọi lúc mọi nơi: Người dùng có thể nắm bắt hoạt động kinh doanh của mình mọi lúc mọi nơi thông qua điện thoại hay máy tính để bàn hoặc kể cả laptop nhờ có tính năng quản lý từ xa của hệ thống trên web app giúp cho nhà quản lý có thể quản lý nhân viên chặt chẽ hơn và tránh tình trạng nhân viên gian lận, với mức chi phí thấp để có thể sở hữu ngay phần mềm là điểm đặc trưng khiến nhiều người dùng phần mềm quản lý từ xa và có thể phân quyền người dùng hiệu quả.
dễ dàng & Dễ dùng: bạn cứ nghĩ xem bạn chỉ cần mất 15 phút để có thể làm quen với phần mềm quản lý với giao diện phần mềm không quá phức tạp thân thiện và thông minh giúp cho bạn có thể triển khai công việc quản lý khách sạn nhanh chóng và hiệu quả.
không quá khó tích hợp một số thiết bị: Có thể tích hợp với một số loại khóa từ khác nhau như obita, adel… thêm vào đó phần mềm còn có thể kết hợp với cả chương trình kế toán Misa và kết nối trực tiếp với máy in giúp công việc quản lý khách sạn được không quá phức tạp hóa hơn hẳn về nhiều công đoạn làm việc.
Quản lý kho: Quản lý xuất, nhập, tồn hàng hóa và kể cả thông tin hàng hóa và giả cả.
Quản lý đặt phòng: Hệ thống đặt phòng linh hoạt, đặt phòng nhanh, dự kiến chi phí cho khách hàng. Quản lý đặt phòng theo đoàn có chính sách giá linh động.
3. Top 5 lý do cần chọn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn thay vì sử dụng excel
3.1. Khả năng quản lý:

– Một trong nhiều lý do Trước tiên khiến cho người dùng nên dùng hệ thống quản lý khách sạn đó chính là khả năng quản lý của phần mềm này. Để giúp cho một số bạn hiểu rõ hơn thì mình sẽ đặt 2 phương thức phân tích quản lý lên bàn cân để cho một số bạn thấy được rõ từng điểm đặc trưng của hai phương thức làm này.
– Đối với sử dụng biện pháp truyền thống bằng excel thì dùng cách này chủ khách san có thể lưu trữ thông tin về sản phẩm, tình trạng kho hàng và khách hàng theo từng file excel riêng vì thế mỗi lần bạn muốn tìm kiếm sẽ mất khá các thời gian để lục lại chưa kể đến việc dung lượng file lớn và quá trình nhập liệu là nhập hoàn toàn bằng tay cần sẽ có sai sót nhầm lẫn.
– Còn đối với phần mềm quản lý bán hàng với tất cả một số chức năng sẵn có dường như đều tích hợp vào phần mềm thậm chí có một số phiên bản còn khả quan hơn. Trên hệ thống phần mềm sẽ lưu trữ một phương án đầy đủ thông tin về cửa hàng từ khách hàng tới sản phẩm kho hàng và cả nhà cung cấp, khi muốn tìm kiếm hay thay đổi thông tin bạn chỉ phải nhập tên hoặc điền mã riêng là có thể mở ngay file bạn nên, ngoài ra phần mềm còn có hệ thống thống kê những măt hàng sản phẩm nào đúng đắn bán chạy để cho người quản lý có thể đưa ra quyết định kịp thời về việc nhập hàng và thực hiện chiến lược kinh doanh chính xác. Không những vậy hệ thống phần mềm quản lý khách sạn còn có tính năng quản lý dựa trên mã sản phẩm mã vạch và tích hợp cả với các thiết bị quét mã vạch để tiết kiệm thời gian và sức lực.
3.2. Khả năng báo cáo

– Lý do thứ hai để bạn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn đó chính là khả năng tổng hợp dữ liệu và xuất báo cáo. Đối với excel mỗi khi bạn muốn tổng hợp dữ liệu và xuất báo cáo là bạn nên sử dụng hàm tính toán mặc dù là không cần sử dụng đến máy tính nhưng thao tác trên excel không thuần phục thì phép toán của bạn sẽ hoàn toàn sai lệch và những báo cáo làm dạng excel chỉ tổng hợp được cuối kỳ không theo dõi thường xuyên được. Nhưng đối với phần mềm quản lý bán hàng thì lại khác, chỉ cần 1 vài thao tác rê chuột và click là bạn đã có ngay một bản báo cáo bao gồm tất cả doanh thu, chi phí, lợi nhuân ngay lập tức hiện ra trên màn hình mà không cần nên ghi nhớ điều gì và hơn thế nữa báo cáo này có thể truy xuất bất cứ lúc nào.

​

Khả năng báo cáo chuẩn xác và chuyên nghiệp từ phần mềm quản lý khách sạn
3.3. Khả năng bảo mật và toàn diện dữ liệu

Kiểm soát bằng excel thì các dữ liệu được lưu trữ trong ổ máy tính chính vì vậy nếu xảy ra lỗi nào hoặc máy tính bị nhiễm virus thì nguy cơ bạn sẽ bị mất toàn bộ dữ liệu rất là cao chưa đề cập tới việc bị đánh cắp dữ liệu rất cao. Nhưng đối với phần mềm quản lý bán hàng thì không như vậy, do sử dụng trên cần tảng công nghệ điện toán đám mây vì vậy dữ liệu kết nối thông qua Internet và luôn được bảo lưu an toàn ngay cả khi máy tính của bạn gặp trục trặc hoặc bị ngắt kết nối không chỉ có vậy phần mềm quản lý khách sạn còn có tích hợp với phần mềm chuẩn an ninh SLL cho phép khách hàng truy cập trang website khách sạn nhưng phải xin phép để xem web đó có đáng tin cậy hay không hoặc có bị lộ thông tin ra bên ngoài cho kẻ thứ ba hay không.
3.4. Khả năng quan sát thất thoát

Excel không được trang bị tính năng quan sát và phân quyền nhân viên đây là một trong một số thiếu sót vô cùng lớn và có thể gây thất thoát nếu có nhân viên gian lận nhưng thiết kế phần mềm quản lý resort thì không, nhân viên được phân quyền theo trách nhiệm công việc và hầu hết mọi nghiệp vụ bán hàng đều được lưu trữ lại để có thể xem xét đối chiếu khi cần thiết. Ngoài ra một số người cho rằng file excel quản lý kho không quá phức tạp nhưng lại không được cập nhật tình trạng kho, có thể dễ dàng để sửa đổi số liệu vì vậy dễ xảy ra tình trạng nhân viên gian lận gây thất thoát hàng hóa.
3.5. Khả năng quản lý từ xa, kết nối đa phương tiện, nâng cấp:

Khả năng quản lý từ xa: sử dụng app quản lý bạn có thể quản lý từ xa bất cứ lúc nào chỉ phải cài đặt phần mềm và đăng nhập kiểm soát bằng laptop hoặc điện thoại di động nhưng đối với excel thì không thể làm như vậy.
Khả năng kết nối đa thiết bị: Với phần mềm quản lý bán hàng, bạn có thể không quá phức tạp khi kết nối với máy quét mã vạch để đọc thông tin sản phẩm, với máy in hóa đơn.
Khả năng nâng cấp: file excel là file mặc định không thể khắc phục được nhưng đối với phần mềm quản lý khách sạn thì có một số tính năng hữu ích mới thì phần mềm sẽ luôn được cập nhật để phục vụ công việc quản lý.
Trên đây là tổng hợp một số lý do bạn cần dùng phần mềm quản lý khách sạn - Resort để quản lý công việc. Ezibee hy vọng là bài viết này sẽ đem đến những hữu ích cho mọi người. Để tìm được đơn vị triển khai cho mình phần mềm tốt nhất
Phần mềm bạn cần: phần mềm quản lý massage